مفید کار کنیم نه زیاد
مفید کار کنیم نه زیادبیشتر افراد این توصیه را شنیده اند که باید هوشمندانه تر کار کنند و نه زیادتر ولی تعداد کمی واقعا از این توصیه پیروی می کنند.
این روزها بیشتر صاحبان تجارت و مدیران اجرایی برای دستیابی به اهدافشان ساعت های طولانی مشغول کار هستند. اگر شما مجبور شوید ساعت های زیادی از یک روز عادی را برای تکمیل کارتان کارکنید سپس کار را اشتباه انجام می دهید! در اینجا ۵ استراتژی برای کمک به شما در هوشمندانه تر کار کردن به جای بیشتر کارکردن ارائه می شود:
۱) استراتژی اول: تمرکز
فکر می کنید چند دقیقه ازیک ساعت کاری به طورکامل تمرکز دارید؟ ممکن است این امر شما را متعجب کند که این زمان چقدر کم است. تحقیقات نشان داده است که بیشتر افراد می توانند بین ۵ تا ۱۰ برابر در هر ساعت کاری مولدتر باشند. اگر فکر می کنید که این گفته اغراق آمیز است می توانید این آزمایش ساده را انجام دهید. یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در کنار خود قرار دهید و شروع کنید به آگاه شدن از سطح تمرکزتان. هر وقت که تشخیص دادید که روی کارتان تمرکز کامل ندارید مدت زمانی را که حواستان پرت بوده است یادداشت کنید. اگر این تمرین را به خوبی انجام دهید بعد خودتان را کاملا شوکه خواهید کرد. اگر شما بتوانید مهارت ایجاد تمرکز کامل در ساعت های کاریتان را ارتقا دهید، از میزان تولیدتان متعجب می شوید.
۲) استراتژی دوم: اهرم
اهرم هنر استفاده از ابزارها جهت افزایش کیفیت کار یا بهره وری است. این ابزارها می تواند تکنولوژی باشد مثل: نرم افزار های کامپیوتری یا می تواند استراتژی های سازمانی نظیر سیستم های بهتر باشد. شما معمولا از چه ابزارهایی برای حداکثر کردن نتایج کارتان استفاده می کنید؟ برای مثال فروشنده ای که از طریق سمینارها یا کنفرانس های تلویزیونی فروش می کند، مشخص است نسبت به کسی که فرد به فرد می فروشد میزان فروش بیشتری داشته باشد. چه کاری می توانید انجام دهید تا زمان، دانش یا مهارت هایتان اهرم شما باشند؟
۳) استراتژی سوم: تفویض اختیار
یک بخش خاص اهرم عبارت از تفویض اختیار است. یعنی بکارگیری افراد دیگر جهت انجام قسمت هایی از کار شما تا وقتتان برای فعالیت های سودآورتر آزاد شود. بیایید دوباره به مثال فروشنده نگاهی بیندازیم. اگر فروشنده خاصی در انعقاد قراردادهای فروش متبحر باشد ممکن است دست به تفویض و واگذاری امور اجرایی فروش زده تا بتواند به عنوان یک فروشنده زمان بیشتری را برای قراردادها اختصاص دهد. اگر سود حاصل از افزایش فروش بیشتر از هزینه واگذاری باشد پس شما سیستم مناسبی دارید. همیشه شنیدن این نکته در بین شکایت های صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آینده نگری متنفرند و واقعا در مورد آن احساس بدی دارند باعث تعجب من می شود. در فعالیت های تجاری خودم من همیشه افراد آینده نگر حرفه ای را استخدام کرده ام که در این زمینه قوی بودند و با این کار زمان را برای تیم فروش آزاد کرده تا آنها کاری را که در آن توانمند هستند انجام دهند. فروشندگی! البته این استراتژی سودآور است و همه خوشحال هستند.
۴) استراتژی چهارم: مدیریت زمان
من اغلب می شنوم که صاحبان تجارت می گویند که تعداد کارکنان بخش خصوصی خیلی زیاد است زیرا آنها همیشه ساعت های زیادی را تلف می کنند تا کار را انجام دهند. نظر من مخالف این موضوع است. اگر شما نمی توانید در یک روز عادی کاری، کارتان را انجام دهید پس شما احتمالا فاقد مهارت های تمرکز، اهرم و تفویض اختیار (واگذاری) هستید یا یک مدیر که در استفاده از زمان ضعیف است. مدیریت زمان هنر سازماندهی خودتان است تا بتوانید تمام کارهایتان را در یک روز کاری استاندارد انجام دهید. اگر شما مدیریت زمان را با مهارت های دیگرتان ترکیب کنید (رئوس مطالب فوق الذکر) سپس شما می توانید بهره وری بالایی در یک روز کاری بدست آورید و نیازی به ساعات اضافی ندارید.
سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می شود. اگر شما این کار را هنگام استراحت تان انجام دهید مغزتان به شما کمک خواهد کرد که کارآمدتر باشید. تخمین زده شده که ۵۰درصد از زمان استراحت وقف سازماندهی مغز و ساختار دادن به دانش و تجربیات به دست آمده در طول روز می شود.
اگر شما کارهای روز بعدتان را برنامه ریزی کنید متوجه می شوید که فرایند های طبیعی ذهن در زمان استراحت با شما کار می کنند تا به شما در تحقق برنامه هایتان کمک کنند. مبانی مدیریت زمان را یاد بگیرید و هر روز از آنها استفاده کنید.
۵) استراتژی پنجم: تمایز قائل شدن بین فعالیت ها
من مطمئن هستم که شما قانون۲۰/۸۰ را می دانید; ۸۰درصد از نتایج کارتان از ۲۰درصد تلاش هایتان بدست می آید. دلیل اینکه این مساله در مورد افراد زیادی صادق است، این است که آنها نمی دانند که کدام تلاششان بهترین نتایج را به همراه می آورد. اگر شما نتایج خوب را ثبت کنید، سپس شما می توانید قاعده ۲۰/۸۰ را تغییر دهید تا برای شما به طور موثرتری کار کند. اگر شما می دانستید که کدام ۲۰درصد از فعالیت شما بهترین نتایج را تولید می کند سپس شما می توانستید خودتان را سازماندهی کنید تا وقت بیشتری را صرف آن کارها بکنید و بنابراین سود تان در هر ساعت افزایش می یافت. اگر شما خصوصیات ۲۰درصد از مشتریانتان را که ۸۰درصد تجارت شما را پوشش می دهند می دانستید پس شما می توانستید آن گروه از مشتریان را مورد هدف قرار دهید. فرانک بتگر با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ از یک نماینده بیمه ورشکسته به پردرآمدترین شرکت بیمه در آمریکا تبدیل شد. کتاب او هنوز در دسترس است و ارزش زیادی برای خواندن دارد.
استراتژی شما قرار دادن این ۵استراتژی برای کار در تجارتتان است.
شما الان ۵ استراتژی دارید، همه کاری که شما باید انجام دهید این است که نگاه کنید به راه هایی که می توانید این استراتژی ها را برای خودتان و تجارتتان به کار گیرید.
شرایط کار از راه دور
شرایط کار از راه دورعبارت یا اصطلاح «کار از راه دور» از سال ۱۹۷۳ در امریکا ساخته و پرداخته و به جهانیان معرفی شد، من از ۱۳۷۳ تحقیق و پژوهش در این زمینه را آغاز کردم و در سال ۱۳۷۷ در مقاله‌ای با همین عنوان که در سایت webfaqt.com نیز بایگانی شده است، چکیده‌ای از نکات برجسته در این زمینه را در نشریه «شبکه - مرداد و شهریور ۱۳۷۷» منتشر ساختم. کار از راه دور هم شرایطی دارد. متقاضیان کار از راه دور و مهمتر از آنها، کارفرمایانشان باید این شرایط را فراهم آورند تا جو و فضای کاری برای انجام کار فراهم آید.
یک دهه از آن زمان می‌گذرد و هنوز می‌بینم که ما در ایران رسماً کمتر فعالیتی در این زمینه داشته‌ایم و فعالیت‌هایی اگر داشته‌ایم به همت برخی از فعالان اینترنتی خوبی است که در مراکز دانشگاهی داشته‌ایم. یکی از آن افراد، دکتر جلالی عزیز - عضو هیپت علمی دانشگاه علم و صنعت - است که به همت او و همکارانش، «کار از راه دور» در برخی از مناطق روستایی مان شکل گرفته است.
بنابه به گزارش (in-stat/MDR (www.instat.com در حدود یک سوم نیروی کار در ایالات متحده حداقل به صورت نیمه وقت در سال ۲۰۰۴ به صورت از راه دور کار می‌کنند. شرکتهای امریکایی به صورت روزافزون اجازه می‌دهند تا کارمندانشان به صورت نیمه وقت از خانه کار کنند تا بدین ترتیب نزدیک خانواده شان باشند. این موضوع باعث آن شده است تا کارمندان احساس رضایت بیشتری نسبت به کار و زندگی شان داشته باشند. آنان کارها و وظایف محوله را بهتر و کامل‌تر انجام می‌دهند چرا که می‌توانند زمان کار را تا پایان دادن کار مورد نظر تمدید کنند. JALA به همکاری ITAC پیش‌بینی می‌کنند که تا سال ۲۰۱۰ در امریکا فقط بیش از ۴۰ میلیون نفر telecommuter داشته باشیم.
«کار از راه دور» نیز شرایطی دارد. ببینید، مثلاً متقاضی کار از راه دور باید:
الف) دارای فضای مناسبی از لحاظ وجود میزان نور و سکوت کافی - وسایل حرارتی و برودتی – میز و صندلی راحت در دفتر کار/ منزل خود باشد.
ب) دارای حداقل یک دستگاه رایانه با سرعت مناسب با قابلیت های مالتی مدیا / اتصال به اینترنت و سی دی رایتر و پرینتر و اسکنر حتی الامکان دوربین دیجیتال برای ویدیو کنفرانس باشد.
ج) دارای یک خط تلفن و یک دستگاه تلفن و یک دستگاه فکس باشد و تلفن همراه باشد.
د) دارای اتصال برقرار به اینترنت با استفاده از خط تلفن یا DSL
توجه داشته باشید که آشنایی با کامپیوتر / سیستم عامل ویندوز XP / برنامه‌ها و نرم‌افزارهای ارتباطی و اینترنت در ارسال و دریافت فایل و نیز آشنایی با کلیه برنامه های مرتبط با Office در ویندوز و ذخیره سازی و فشرده سازی اطلاعات و ساخت فایل‌های PDF و استفاده از IM (ارسال پیام های فوری توسط برنامه های چون یاهو مسنجر) ضروری است.
همچنین با توجه به بهره‌وری بالایی که در «کار از راه دور» وجود دارد، کارمندانی که به صورت نیمه‌وقت کارمی کنند، این امکان را دارند تا با استفاده از ساعات ویژه (در صورتی که مشغله کاری دیگری نداشته باشند) تعداد ساعات کاری خود را تا حتی به ۶۰ ساعت در هفته برسانند و مسلما این اضافه کاری بایستی با توجه به راندمان کلی کار در نظر گرفته شود و چنانچه فرد توانایی انجام پروژه یا وظیفه ای که به وی محل شده است را دارا باشد، اضافه کاری در این شرایط امری قابل قبول است که باید از سوی شرکت با پرداخت آن جبران شود.
از آنجا که «کار از راه دور» مقوله جدیدی است خصوصا برای کشور ما، همیشه و از ده سال پیش به این طرف، بارها و بارها به نیاز به تدوین قواعد و قوانین ویژه را متذکر شده ام که متاسفانه تاکنون و تا آنجا که من اطلاع دارم کمتر اقدامی در این خصوص شده است، در صورتی که در امریکا از سال ۱۹۷۳ که این اصلاح و ترم جدید توسط فردی به نام «جک نایلز» ارائه شد، قواعد آن به مرور و ابتدا در سطح ایالت کالیفرنیا و بعد از آن در سایر ایالات تدوین شد و طبق آخرین آمار و ارقامی که به دستم رسیده است تا پایان سال ۲۰۰۴ در سرتاسر ایالات متحده نزدیک به ۴۴ میلیون نفر و این رقم تا سال ۲۰۰۸ به ۵۱ میلیون نفر خواهد رسید. به این ترتیب در حال حاضر همانطور که در بالا نیز به آن اشاره کردم، فقط در امریکا یک سوم نیروی کار نیمه وقت دارند به صورت «کار از راه دور» کار می‌کنند. در حال حاضر بیش از ۱۹٪ از امریکایی ها یا به عبارتی بیش از ۲۶ میلیون نفر حداقل ماهی یک بار هم که شده کارهایشان را از منزل یا در منزل انجام داده‌اند.
همانطور که در مقالات قبلی نیز به آن اشاره کرده‌ام، اهمیت پرداختن به مقوله مهمی چون کار از راه دور برای ما ایرانیان بسیار مهم است، چرا که با توجه به وضعیت بزرگراهها و ترافیکی که در سطح شهرهای بزرگ مان وجود دارد، با ایجاد تسهیلات و حتی پاداش و تشویقهایی می توان کارمندان را به انجام کار در محیط خانه و ارسال نتیجه به دفتر با استفاده از امکانات و تسهیلاتی که فن‌آوری اطلاعات در اختیارمان قرار داده است سوق داد. «کار از راه دور» را ابتدا می‌توان در سطح روستا به صورت آزمایشی انجام داد - همان کاری که هم اکنون توسط دکتر جلالی عزیز مدیریت می شود - و سپس به شهرهای کوچک تر و بعد از آن در شهرهای بزرگتر برد. به نظرم، «کار از راه دور» نیز نیازمند آموزش و فرهنگ سازی است، به این ترتیب که صدا و سیما و دیگر رسانه‌های خصوصی یا دولتی می‌توانند با تهیه برنامه‌های آموزشی و سمینارها و میزگردهایی در این خصوص به فضاسازی و آموزش در این زمینه بپردازند. مثل قضیه‌ی آموزش از راه دور و آموزش الکترونیکی و تجارت الکترونیک، ما کماکان با مشکل کمبود نفوذ رایانه‌ها به خانه‌های مردم روبه‌رو هستیم، مشکل دیگر میزان کم آشنایی عامه مردم با فن‌آوری اطلاعات، اینترنت و شبکه های محلی و کار حرفه‌ای و سریع با این ابزارهای قدرتمند است. به همین ترتیب اگر بخواهیم پیش برویم، من ده سال دیگر را به روشنی می‌بینم که در یکی دیگر از مقالاتم می نویسم، بیست سال پیش از ضرورت این کار و آن کار نوشتم، اما تا به امروز هنوز کاری اساسی در این زمینه نشده است که البته خدا آن روز را نیاورد.
چنانچه سازمان، اداره یا شرکت شما در زمینه کار از راه دور اقداماتی انجام داده است خوشحال می‌شوم که مرا از چگونگی عملکرد یا قواعد و قوانینی که دارید مطلع سازید.
در فکر حضوری موفق بر روی اینترنت هستید اما هیچ از بازاریابی و ابزارهای اینترنتی نمی دانید، وبلاگ یا سایتی دارید که مدتهاست فقط دارید برای آن هزینه می‌کنید خلاصه اینکه آن درآمدی که انتظارش را داشته‌اید را هنوز نتوانسته اید به دست آورید.