همه چیز از همه جا

هر چیز خواندنی

همه چیز از همه جا

هر چیز خواندنی

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم


چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.

گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.

مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.

امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.

با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:

۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید. 

مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه

آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.

۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.

نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.

۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.

تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.

۴) جملات کوتاه به کار ببرید. 

از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.

۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.

برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.

۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید. 

موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.

۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد. 

حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.

۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید. 

حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.

۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.

فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.

۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.

پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.

از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

شغل خود را با زیرکی و آرامش عوض کنید.

 شغل خود را با زیرکی و آرامش عوض کنید.

برای بسیاری افراد پیش می آید که چون شغل دائم و معتبری ندارند مجبورند هر از چند گاهی تغییر شغل دهند و از شرکت یا اداره فعلی خود استعفا دهند و به کار جدید مشغول شوند. اما این فرایند معمولاً با استرس و نگرانی همراه است چون از طرفی هنوز از وضعیت محل کار جدید خود اطلاعی ندارید و اصلاً نمی دانید که این کار قطعی است و از طرفی با استعفای شما احتمالاً‌ مخالفتهایی خواهد شد. لذا بر آن شدیم تا در این مقاله از سری مقالات آموزش حرفه ای یاد بگیر دات کام راههایی برای تغییر شغل موفق و با فشار روانی کمتر ارائه کنیم:

ــ هیچگاه کلمه استعفا یا کنارگیری را به وضوح اعلام نکنید. مگر اینکه موقعیت کاری جدید را در دست داشته باشید. و از بدست آوردن آن مطمئن باشید. چون اگر نتوانید شغل جدید را بدست آورید، در نظر صاحب کار خود موقعیت قبلی را نخواهید داشت. حتی اگر او به شما اجازه دهد سر کار قبلی بمانید در مورد وفاداری شما به سازمان خود مشکوک خواهد بود. چون اگر قبلاً به دنبال کار جدیدی رفته اید چه دلیلی وجود دارد در آینده این کار را نکنید. حتی بعضی از کارفرمایان از اینکه کارمند آنها اعلام می کند می خواهد شغلی جدیدی پیدا کند عصبانی می شوند. و گاه این حرف ها را به خود می گیرند.

ــ هیچگاه در هنگام عصبانیت تهدید به استعفا نکنید.

بسیار پیش آمده که کارمندی در هنگام عصبانیت اقدام به استعفا (گاه شفاهی) کرده و کارفرما همان جا استعفای او را قبول کرده است. ولی هدف واقعی کارمند استعفا نبوده است اما دیگر کار از کار گذشته.

ــ هیچگاه به کسی که قرار است شما را استخدام کند نگویید که از کار خود استعفا داده اید تا اینکه قرارداد جدید را ببندید. چون دیگر نمی توانید از موضع قدرت برای حقوق و مزایای خود چانه بزنید. چون کارفرمای آینده شما می خواهد مزایای بهتر از آنچه اکنون دارید ارائه کند تا شغل قبلی خود را رها کنید. ولی اگر خیلی زود استعفا داده باشید دیگر دلیلی ندارد آنها برای بدست آوردن شما تلاش کنند.

ــ شغل جدید را از همکاران سابق مخفی نگه دارید. حتی اگر فکر می کنید می توانید به آنها اعتماد کنید به همکاران خود چیزی نگویید. انسانها ذاتاً تمایل دارند اخبار جالب را به دیگران برسانند. حتی اگر در این مورد صحبتی نکنند رفتارها و حرکاتی از آنها سر می زند که احتمالاً ر ئیس شما متوجه این موقعیت خواهد شد.

ــ تمرکز خود را بر روی شغل فعلی از دست ندهید. این کار بسیار مشکل است چون در فکر خود این کار را ترک کرده اید. سعی کنید این دو را از یکدیگر جدا کنید. بنابراین وقتی سر کار هستید سخت کار کنید فکر کنید می خواهید برای خداحافظی هدیه ای به اطرافیان بدهید یا اگر از آنها ناراحت هستید با این روش حسرت رفتن شما در دل آنها خواهد ماند. در غیر این صورت احتمالاً حداقل مشکل شما کم شدن مزایا خواهد بود.

ــ در زمان مناسب که استعفای خود را اعلام کردید دیگر صبر نکنید و روی شعله هایی که روشن کرده اید نایستید. زمانیکه کار قبلی را ترک می کنید صحبت های تند و تنه آمیز نکنید چو دیگر وقت این حرفها گذشته است. کافیست بگویید شغلی که جوابگوی نیازهای شماست یا فرصت پیشرفت بیشتری دارد انتخاب کرده اید.

ــ در مورد مزایای شغل جدید بحث نکنید. با به رخ کشیدن مزایا و افزایش دستمزد خود باعث منحرف شدن صاحب کار فعلی خود از نگه داشتن شما می شوید. شاید او شرایط بهتری را برای شما در نظر گرفته است.

ــ مراحل لازم را برای آشنایی و مطالعه مدارک مربوط به شغل جدید طی کنید. شاید برای شروع باید زبان خارجه خود را تقویت کنید، یا با بعضی از استانداردهای جدید آشنا شوید اگر لازم است این کارها را انجام دهید و روی پروژه های که قرار است کار کنید مطالعه کنید. آنگاه کارفرمای جدید با دید دیگری به شما نگاه خواهد کرد.

از بهترین ابزار استفاده کنید.

از بهترین ابزار استفاده کنید.



در انتخاب کارمندان باید بسیار دقت کنید تا بهترین ها را بدست آورید. بدانید که هیچگاه ابزارهای بسیار عالی و بدون عیب و نقص بدست نخواهید آورد که همه مشکلات شما را رفع کند و بتوانید به راحتی و بدون هیچ دردسری با آن کار کنید. و در این میان هیچ ابزاری مانند نیروی انسانی خاص و مفید نیست. و اگر فرد مفیدی و با ارزشی را استخدام کرده اید بهتر است او را نگه دارید. او هر روز چیزهای جدیدی می آموزد و با تجربه ای که بدست می آورد سودش نصیب شما می شود. چنین فردی امسال با ارزش تر از پارسال است. اگر فردی مدت طولانی خوب کار کرده است این نوع کار کردن برایش عادت می شود و در آینده هم با صداقت برای شما کار خواهد کرد.

اگر با گذشت زمان برای او ذهنیتی پیش آمد که بدون او کار شما پیش نمی رود و حقوق گزافی از شما درخواست کرد بگذارید برود هر گاه من با چنین کارمندی روبرو می شوم بدون تردید او را ترخیص می کنم. به این دلیل که اولاً به او بفهمانم که جایگاهش به راحتی قابل جایگزینی است. دوم اینکه اگر کسی فکر کند فردی یکتاست و هیچکس نمی تواند جای او را بگیرد چنین شخصی در حقیقت هیچی نیست!

اگر ممکن بود او را نگه می داشتم تا از تجربه اش استفاده کنم. یک عنصر مهم در یک کارمند مغز اوست. شما کارهای زیادی را دیده اید که حاصل دستان هنرمندی است و اگر فکر و ذهن او نباشد این دست ها چنین ارزشی نداشتند. آقای بیچر این حرف ها را در این عبارت به ای شکل بیان می کند.

کارمندی خدمات خود را این گونه بیان می کند. «من یک جفت دست برای کار کردن دارم ولی یکی از انگشتانم فکر می کند.» صاحب کار در پاسخ گفت:« خیلی خوب است.» مرد دیگری می آید و می گوید:«من یک جفت دست برای کار کردن دارم و دو انگشت برای فکر کردن» صاحب کار خواهد گفت: «این بهتر است.» و سومی وارد می شود و می گوید: «همه انگشت ها و دستان من فکر می کنند.» این هنوز بهتر است. و در نهایت فردی جلو می آید و می گوید: من همچنان که کار می کنم درباره آن فکر می کنم» اینجاست که صاحب کار خواهد گفت: «تو همان کسی هستی که من می خواهم.»

افرادی که هم با تجربه هستند و هم از فکر خود استفاده می کنند با ارزشترین کارمندان هستند و به راحتی نمی توان برای آنها جایگزینی پیدا کرد. و هم برای آنها و هم برای شما بهتر است که حقوق و مزایای بهتری بگیرند و اختلاف مزایای آنها باید منطقی باشد. برای این منظور می توانید به مرور زمان با توجه به عملکرد آنها خقوق و مزایای آنها را افزایش دهید.