چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.

گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.

مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.

امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.

با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:

۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید. 

مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه

آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.

۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.

نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.

۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.

تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.

۴) جملات کوتاه به کار ببرید. 

از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.

۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.

برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.

۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید. 

موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.

۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد. 

حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.

۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید. 

حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.

۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.

فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.

۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.

پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.

از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

چگونه شغل انتخاب کنیم

چگونه شغل انتخاب کنیم

چگونه شغل انتخاب کنیمیکی از مسائلی که همواره ذهن بشر را به خود مشغول کرده مسئله شغل و اشتغال است. تا پیش از به دنیاآمدن انسان هرگز مشخص نیست که وی چه کاره خواهد شد. دوران کودکی به سرعت طی می شود و شخصیت انسان شکل می گیرد. مشاهده لبخند رضایت افرادی که از شغل خوب و پردرآمد بهره مند هستند بسیار خوشایند است ولی باید پرسید که این افراد چگونه توانسته اند به مشاغل مورد علاقه خود دست یابند؟ معمولا بسیاری از افراد جامعه به درستی نمی دانند که به چه شغلی علاقه دارند. 

این درحالی است که این افراد احتمالا سال ها درگیر شغلی می شوند که خود نخواسته اند. درصورتی که فردی بخواهد شغلی را به تناسب توانایی های خود انتخاب کند باید نخست خود را بشناسد و به قابلیت های خود پی ببرد. سپس باید مشخص شود که به انجام چه مشاغلی علاقه مند است.

● شناخت خود 

خودشناسی سبب می شود که انسان به راحتی درگیر شغلی شود که تا پایان عمر و با علاقه آن را دنبال می کند. برای هر فردی، ارزش های شخصی ازجمله مواردی هستند که حائز اهمیت اند. ارزش های شخصی برای ایجاد رابطه با دیگران از اهمیت زیادی برخوردارند و به زندگی ما جلوه ای تازه می بخشند. 

ارزش های شخصی می تواند شامل موارد بسیاری ازجمله؛ خانواده، پول، محیط زیست، استقلال، استفاده از فرصت ها و صداقت باشد.درصورتی که شغل ما با ارزش هایی که به آن احترام می گذاریم همخوانی داشته باشد، باید گفت که بیدارشدن صبح زود و رفتن به سر کار برایمان بسیار خوشایند خواهد بود. 

اما از همه اینها مهمتر آن است که افراد جامعه اهداف شغلی خود را بسته به ارزش های اجتماعی خود تعیین کنند. در غیر این صورت احتمال آن می رود که فرد در مواجهه با مشکلات موجود در محیط شغلی خود با مشکل روبه رو شود. بدین منظور هر فردی ابتدا می بایستی با خود صادق باشد و ارزش هایی را که برایش اهمیت دارند، مشخص کند. همین ارزش ها فرد را برای دستیابی به اهداف عالی تر هدایت می کنند، به او انگیزه کار می دهند، در تصمیم گیری ها به وی کمک می کنند و به ما حس اطمینان قلبی می دهند. 

تهیه کردن فهرستی از نقاط ضعف و قوت نیز می تواند در رابطه با یافتن شغل مناسب سودمند باشد. مثلا افراد می توانند فهرستی از نقاط قوت خود نظیر قابلیت در کار گروهی، روابط عمومی قوی و مهارت های نگارشی تهیه کنند. نقاط ضعف نیز باید مشخص شوند، مثلا نداشتن تجربه در تایپ کامپیوتری، اینترنت یا زبان انگلیسی.جست وجو در میان آگهی های شغلی نیز می تواند راه حل مناسبی باشد، زیرا افراد بهتر می توانند نیازهای شغلی مناسب خود را در این قبیل آگهی ها بیابند. 

مشاغل موردنظر هریک از افراد جامعه نیازمند قابلیت ها و تجربیات ویژه خود است. درصورتی که هریک از افراد جامعه شغل مشخصی را مدنظر دارد باید نیازهای اطلاعاتی و تجربه های لازم برای آن شغل را در خود تقویت کند. 

نخستین قدم به سوی پیروزی در میدان رقابت های شغلی می تواند تعیین هدف باشد. این امر به افراد جامعه کمک می کند تا به فعالیت های خود جهت بدهند. بدین منظور فرد باید به آینده نظر داشته باشد؛ اینکه چه مشاغلی دوست دارد، در چه مکان های حاضر به کار می شود، چقدر حقوق می خواهد و دوست دارد با چه تیپ و قیافه ای در محل کار حاضر شود. برای انجام چنین کاری می توان از قوه تخیل نیز بهره گرفت. 

مثلا نوجوانی که در مواجهه با یک دکتر یا یک مهندس موفق به شغل این افراد علاقه مند می شود ابتدا باید بتواند در تصور، خود را جای چنین افرادی قرار دهد. این بزرگ اندیشی باعث ایجاد خلاقیت در افراد می شود. درصورتی که اهداف شغلی فرد و روش های دستیابی به این اهداف روی کاغذ نیایند و به دقت نگاشته نشوند این امر سبب خواهد شد که افراد به جای مشغول شدن به کار موردعلاقه خود بیشتر به جنبه های خیال پردازانه شغلی رو بیاورند. این موضوع می تواند آثار مخربی را درپی داشته باشد. بدین منظور باید گفت که افراد شاغل در خانواده می توانند بهترین راهنما برای نوجوانانی باشند که در آینده قصد انتخاب شغل جدید دارند.

● هوشمندبودن 

در رابطه با انتخاب و کسب شغل جدید یکی از نخستین مشخصه های فردی «هوشمندبودن» است. فهرست اهداف ما باید به دقت تنظیم شود و با صداقت تمام در آنها قید شود که درپی چه چیزی هستیم. سپس باید اقدامات مربوط به دستیابی به هدف طرح شوند. مثلا، اگر فردی بخواهد خبرنگار شود باید نخستین هدف وی آن باشد که در روزنامه های محلی شهر خود مطلبی جالب منتشر کند. افراد نباید اهداف خود را آنقدر پیچیده تعیین کنند که بعدا در دستیابی به آن دچار مشکل شوند. 

با این وجود نباید ناامید شد زیرا همان گونه که بعضی از افراد جامعه قابلیت دستیابی به اهداف عالی را دارند در نتیجه بعید نخواهد بود که هریک از ما بتوانیم به این قبیل اهداف به ظاهر دور از دسترس و دست نیافتنی دست یابیم.

● برنامه ریزی برای دستیابی به هدف 

صرف نوشتن اهداف کافی نخواهد بود بلکه باید روشی برای دستیابی به اهداف خود تعیین کنیم. تصور کنید که همین حالا به هدف عالی خود دست یافته اید، سپس سعی کنید به گذشته بنگرید و ببینید که چگونه مراحل شغلی را طی کرده اید تا به منصب موردعلاقه خود دست یابید.مراحلی که برای رسیدن به شغل جدید طی کرده اید، چه بوده اند؟ این مراحل را باید یکی یکی نوشت و نحوه به انجام رساندن آن را موردتوجه قرار داد. 

طرح دستیابی ما باید کاملا زنده و امکان پذیر باشد. برای این کار می توان یک تقویم خرید و تمامی اطلاعات مربوط به طرح را در آن یادداشت کرد. تاریخ این اطلاعات و اقدامات باید به نحوی تنظیم شوند که شما باور کنید که با خود قرار گذاشته اید که کار مهمی را به اجرا بگذارید.سپس می توانید افراد فامیل و آشنایان را از اهداف خود باخبر کنید. 

بدین نحو خواهید توانست که حمایت اطرافیان را به خود جلب کنید. مطمئن باشید که والدین و خواهر و برادرهای بزرگ تر از هیچ کمکی به شما دریغ نخواهند کرد. درصورتی که مشکلی برای شما پیش بیاید به راحتی می توانید از مشورت و کمک فکری این عده بهره مند شوید.درصورت لزوم طرح خود را مورد بازنگری قرار دهید و اگر در آن مواردی وجود دارد که با واقعیات زندگی شما همخوانی ندارد آن را اصلاح کنید. حتی این احتمال نیز وجود دارد که بخواهید چیز تازه ای به طرح شغلی خود اضافه کنید.

● اقدام کردن 

همه کتاب های مشهور جهان با جمله ای کوتاه آغاز شده اند و همه آهنگ هایی که می شنویم با «رنگ گرفتن» و ضرب نواختن ساده شروع می شوند. درنتیجه نباید انتظار داشت که همه انتظارات ما یک شبه برآورد شوند، اما باید از نقطه ای مشخص کار خود را آغاز کنیم. 

این آغاز هر پیامدی که داشته باشد هم برای شما و هم برای جامعه ای که در آن زندگی می کنید از اهمیت ویژه ای برخوردار است. درصورتی که در آغاز شغل خود با مشکل روبه رو شدید و نتوانستید از عهده کاری بربیایید نباید نگران شوید. این موضوع را همان گونه که هست بپذیرید. این امکان وجود دارد که فردی نتواند از عهده کار خاصی بربیاید ولی این موضوع دلیل نمی شود که بگوییم این فرد از عهده انجام کارهای دیگر برنمی آید. 

درچنین حالتی باید از اتفاقات اطرافمان درس بگیریم و برای مواجه شدن با درگیری های بیشتر در زندگی عزم خود را جزم کنیم. در مواقعی که با عدم موفقیت روبه رو می شویم نباید خودخوری کنیم، زیرا حرص خوردن بیجا بیانگر آن است که عدالت را درمورد خود به کار نمی بندید. برای آنکه بتوانید بهتر اقدام کنید خودتان را مورد مطالعه دقیق قرار دهید. ببینید که تا چه اندازه به تمیزکردن خود و محل زندگی تان اهمیت می دهید، چقدر با دیگران نشست و برخاست می کنید، چقدر مطالعه می کنید و چه مقدار از وقت شما صرف خیال پردازی می شود. این موضوع باعث می شود که نظارت شما بر کاهایتان بیشتر شود و زندگی خود را به چارچوبی جدید وارد کنید.

● ارتباط با مردم 

در جهان تجارت یکی از مهمترین موضوعاتی که حائز اهمیت است ارتباط و صحبت کردن با دیگران و فهمیدن قواعد مربوط به این ارتباط است.برای آنکه افراد بتوانند توانایی های ارتباطی خود را بهبود بخشند، آنان باید قابلیت های خود را برای ایجاد ارتباط تلفنی افزایش دهند. نخستین تماس های تلفنی مربوط به شغل افراد، باید در مکانی ساکت و به دور از مشاجرت دیگران انجام شود.در هنگام صحبت کردن نباید آدامس یا تنقلات بخوریم و بهتر است صریح سخن بگوییم. 

اگر برای کسب شغلی جدید تماس گرفته ایم باید بتوانیم مهارت های خودمان را به فروش بگذاریم و با اعتماد به نفس حرف بزنیم.طرح مکالمه خود را باید بارها در ذهن خود مرور کنیم و آمادگی پاسخگویی به پرسش های کارفرما را داشته باشیم. احترام به دیگران در مکالمه باعث می شود که آنها نیز به ما احترام بگذارند و برای سخنان ما ارزش قائل شوند. 

● درحال حاضر چه باید کرد 

یافتن شغل در بسیاری از کشورها با مشکل روبه رو بوده است و فقط به کشوری خاص در جهان محدود نمی شود، اما آنچه که میان کشورها باعث ایجاد تفاوت شغلی شده این است که در بعضی از کشورهای خاورمیانه ای با بحث شغل های کاذب و واسطه ای مواجه هستیم. این قبیل شغل ها باعث می شود که جوانان این قبیل کشورها از تجربه کاری در مشاغلی که نیاز به تخصص دارند، بی بهره بمانند و نتوانند در زمان رکود اقتصادی به حرفه مناسبی رو بیاورند. 

هدف اصلی نوجوانان و جوانان از کارکردن عموما تامین نیازهای آتی آنهاست که این امر می تواند با برنامه ریزی های صحیح تحقق یابد. در یک اقتصاد سالم می توان به راحتی این قبیل افراد را برای کسب مشاغل عالی تربیت کرد و برای آنان این امکان را فراهم کرد که بتوانند از فرصت های خود به خوبی بهره ببرند

چگونه در کار خود بهترین باشیم؟

چگونه در کار خود بهترین باشیم؟

چگونه در کار خود بهترین باشیم؟اکنون که شما در حال خواندن این مطالب هستید در هر شغلی که باشید، رقبای جدیدی در حال شکل گرفتن هستند. آنها منتظر شما نمی‌مانند تا شما آنان را بشناسید، بعد از تصرف بخشی از بازارتان شما وجودشان را به خوبی درک می‌کنید و تازه اگر نجنبید حذف می‌شوید حتی اگر اولین و سردمدار باشید، مجبور به تغییر هستید.

مشتریان شما با ارزیابی چهار عامل به سراغ شما می‌آیند و یا از شما دور می‌شوند، قیمت، کیفیت، زمان و نوآوری بهتر در محصولات و خدمات. 

هرچه توان شما در ارائه مطلوب هر یک از آنها بیشتر باشد، به همان میزان بازار بیشتری در دست شماست و تولید شما برای مشتریانتان زیباتر و جذاب تر خواهد بود، برای رسیدن به یک استاندارد قابل قبول برای هر عامل، یک تلاش وسیع و تصمیم‌گیری اساسی در همه فرآیندهای روزانه لازم دارد.

نقطه شروع این بنا درک صحیح نیاز بازار و مشتریان است و نقطه پایان آن تامین خواسته‌ها و برآوردن این نیازها و روند رو به رشد آن است .سختی رقابت و غلبه بر پیچیدگی‌های بازار با جلب همدلی و رضایت مشتریانتان بسیار ساده خواهد شد و این یعنی موقعیتی که همه ارائه دهندگان کالا و خدمات به دنبال آن هستند و این یعنی سهم بازار بیشتر و حاصل اقتصادی بالاتر!

مشتریان و مصرف کنندگان، همواره در جست‌وجوی عرضه کنندگانی هستند که کالا یا خدماتی به مراتب بهتر ارائه می‌کنند. در فرایند امروزی برخلاف گذشته، در گزینش کالا یا خدمات بسیاری از مشتریان به دنبال پرداخت بهای بیشتر برای دریافت کالا یا خدمات بهتر هستند.

با وجود عرضه کنندگان متعددی که محصولاتی با کیفیت نسبتا یکسان عرضه می‌کنند، اغلب مشتریان هنگام خرید کالا و خدمات مورد نیاز، از امکان انتخاب گزینه‌های متعددی برخوردار هستند. به همین دلیل آنان ورای مشخصات ظاهری و ویژگی‌های فیزیکی یک محصول، سایر شاخص‌های کیفی را مدنظر قرار می‌دهند. 

مشتریان در جست‌وجوی سرنخ‌هایی هستند که آنان را برای شناسایی بهترین تامین‌کننده یاری نماید. اندازه‌گیری رضایت مشتری از جمله اقداماتی محسوب می‌شود که نشان‌دهنده جهت‌گیری ما به سمت کیفیت می‌باشد.

همه ما هر روز صبح برای کسب سود بیشتر شروع به کار می‌کنیم، پس قرار نیست که ما یک بنگاه یا سازمان اقتصادی بزرگ باشیم تا به سراغ بحث رضایت مشتری برویم چرا که هر فروشگاه، رستوران و حتی یک پزشک می‌تواند به جایگاهی بهتر از آنچه امروز در آن قرار دارد، دست یابد. 

همیشه همه تغییرات از ما شروع می‌شود و هیچ سودی بدون زحمت به دست نمی‌آید. اما چه بهتر که این تغییر با کم‌ترین هزینه و زمان صورت بگیرد! 

اگر شما هم علاقه‌مند به ورود به این بازی جدید هستید از همین امروز شروع کنید:

۱) برای پرداختن به این موضوع زمان خاصی را در محل کار مشخص کنید. ( برای مثال ۱۰ دقیقه در هر روز)

۲) مشخص کنید که مشتری از چه بخشی از رفتا مالی با شما می‌تواند رضایت داشته باشد. (کیفیت، نوع برخورد، میزان معطلی پیش از ارائه درخواست، تعداد صندلی‌های موجود در بخش انتظار و ...)

۳) بین خود و همکارانتان مشخص کنید که چرا میزان رضایتمندی مشتریان از شما برایتان مهم است؟

۴) برای هر روز یا هفته تصمیم‌های کوچک ولی عملیاتی بگیرید. 

۵) در پایان هر دوره تصمیمات گذشته را بررسی و آنها را تصحیح کنید. 

۶) پس از چند دوره کوتاه شما آن‌قدر تجربه دارید که می‌توانید برای افزایش رضایت مشتریان خود تصمیمات اساسی تری بگیرید. 

۷) گرچه بیشتر ما با مطالعه میانه خوبی نداریم اما اگر این مطلب را تا انتها مطالعه کرده‌اید، به شما پیشنهاد می‌کنم که از مطالعه کتاب‌ها و جزوه‌های کوچکی که در این مورد منتظر شده غافل نشوید. 

۸) مشاوره گرفتن از افراد با تجربه و متخصصین اصلا اشکالی ندارد!! در این رشته هم مثل بقیه رشته‌ها آدم‌هایی وجود دارند که از من و شما بیشتر می‌دانند.