شرایط کار از راه دور
شرایط کار از راه دورعبارت یا اصطلاح «کار از راه دور» از سال ۱۹۷۳ در امریکا ساخته و پرداخته و به جهانیان معرفی شد، من از ۱۳۷۳ تحقیق و پژوهش در این زمینه را آغاز کردم و در سال ۱۳۷۷ در مقاله‌ای با همین عنوان که در سایت webfaqt.com نیز بایگانی شده است، چکیده‌ای از نکات برجسته در این زمینه را در نشریه «شبکه - مرداد و شهریور ۱۳۷۷» منتشر ساختم. کار از راه دور هم شرایطی دارد. متقاضیان کار از راه دور و مهمتر از آنها، کارفرمایانشان باید این شرایط را فراهم آورند تا جو و فضای کاری برای انجام کار فراهم آید.
یک دهه از آن زمان می‌گذرد و هنوز می‌بینم که ما در ایران رسماً کمتر فعالیتی در این زمینه داشته‌ایم و فعالیت‌هایی اگر داشته‌ایم به همت برخی از فعالان اینترنتی خوبی است که در مراکز دانشگاهی داشته‌ایم. یکی از آن افراد، دکتر جلالی عزیز - عضو هیپت علمی دانشگاه علم و صنعت - است که به همت او و همکارانش، «کار از راه دور» در برخی از مناطق روستایی مان شکل گرفته است.
بنابه به گزارش (in-stat/MDR (www.instat.com در حدود یک سوم نیروی کار در ایالات متحده حداقل به صورت نیمه وقت در سال ۲۰۰۴ به صورت از راه دور کار می‌کنند. شرکتهای امریکایی به صورت روزافزون اجازه می‌دهند تا کارمندانشان به صورت نیمه وقت از خانه کار کنند تا بدین ترتیب نزدیک خانواده شان باشند. این موضوع باعث آن شده است تا کارمندان احساس رضایت بیشتری نسبت به کار و زندگی شان داشته باشند. آنان کارها و وظایف محوله را بهتر و کامل‌تر انجام می‌دهند چرا که می‌توانند زمان کار را تا پایان دادن کار مورد نظر تمدید کنند. JALA به همکاری ITAC پیش‌بینی می‌کنند که تا سال ۲۰۱۰ در امریکا فقط بیش از ۴۰ میلیون نفر telecommuter داشته باشیم.
«کار از راه دور» نیز شرایطی دارد. ببینید، مثلاً متقاضی کار از راه دور باید:
الف) دارای فضای مناسبی از لحاظ وجود میزان نور و سکوت کافی - وسایل حرارتی و برودتی – میز و صندلی راحت در دفتر کار/ منزل خود باشد.
ب) دارای حداقل یک دستگاه رایانه با سرعت مناسب با قابلیت های مالتی مدیا / اتصال به اینترنت و سی دی رایتر و پرینتر و اسکنر حتی الامکان دوربین دیجیتال برای ویدیو کنفرانس باشد.
ج) دارای یک خط تلفن و یک دستگاه تلفن و یک دستگاه فکس باشد و تلفن همراه باشد.
د) دارای اتصال برقرار به اینترنت با استفاده از خط تلفن یا DSL
توجه داشته باشید که آشنایی با کامپیوتر / سیستم عامل ویندوز XP / برنامه‌ها و نرم‌افزارهای ارتباطی و اینترنت در ارسال و دریافت فایل و نیز آشنایی با کلیه برنامه های مرتبط با Office در ویندوز و ذخیره سازی و فشرده سازی اطلاعات و ساخت فایل‌های PDF و استفاده از IM (ارسال پیام های فوری توسط برنامه های چون یاهو مسنجر) ضروری است.
همچنین با توجه به بهره‌وری بالایی که در «کار از راه دور» وجود دارد، کارمندانی که به صورت نیمه‌وقت کارمی کنند، این امکان را دارند تا با استفاده از ساعات ویژه (در صورتی که مشغله کاری دیگری نداشته باشند) تعداد ساعات کاری خود را تا حتی به ۶۰ ساعت در هفته برسانند و مسلما این اضافه کاری بایستی با توجه به راندمان کلی کار در نظر گرفته شود و چنانچه فرد توانایی انجام پروژه یا وظیفه ای که به وی محل شده است را دارا باشد، اضافه کاری در این شرایط امری قابل قبول است که باید از سوی شرکت با پرداخت آن جبران شود.
از آنجا که «کار از راه دور» مقوله جدیدی است خصوصا برای کشور ما، همیشه و از ده سال پیش به این طرف، بارها و بارها به نیاز به تدوین قواعد و قوانین ویژه را متذکر شده ام که متاسفانه تاکنون و تا آنجا که من اطلاع دارم کمتر اقدامی در این خصوص شده است، در صورتی که در امریکا از سال ۱۹۷۳ که این اصلاح و ترم جدید توسط فردی به نام «جک نایلز» ارائه شد، قواعد آن به مرور و ابتدا در سطح ایالت کالیفرنیا و بعد از آن در سایر ایالات تدوین شد و طبق آخرین آمار و ارقامی که به دستم رسیده است تا پایان سال ۲۰۰۴ در سرتاسر ایالات متحده نزدیک به ۴۴ میلیون نفر و این رقم تا سال ۲۰۰۸ به ۵۱ میلیون نفر خواهد رسید. به این ترتیب در حال حاضر همانطور که در بالا نیز به آن اشاره کردم، فقط در امریکا یک سوم نیروی کار نیمه وقت دارند به صورت «کار از راه دور» کار می‌کنند. در حال حاضر بیش از ۱۹٪ از امریکایی ها یا به عبارتی بیش از ۲۶ میلیون نفر حداقل ماهی یک بار هم که شده کارهایشان را از منزل یا در منزل انجام داده‌اند.
همانطور که در مقالات قبلی نیز به آن اشاره کرده‌ام، اهمیت پرداختن به مقوله مهمی چون کار از راه دور برای ما ایرانیان بسیار مهم است، چرا که با توجه به وضعیت بزرگراهها و ترافیکی که در سطح شهرهای بزرگ مان وجود دارد، با ایجاد تسهیلات و حتی پاداش و تشویقهایی می توان کارمندان را به انجام کار در محیط خانه و ارسال نتیجه به دفتر با استفاده از امکانات و تسهیلاتی که فن‌آوری اطلاعات در اختیارمان قرار داده است سوق داد. «کار از راه دور» را ابتدا می‌توان در سطح روستا به صورت آزمایشی انجام داد - همان کاری که هم اکنون توسط دکتر جلالی عزیز مدیریت می شود - و سپس به شهرهای کوچک تر و بعد از آن در شهرهای بزرگتر برد. به نظرم، «کار از راه دور» نیز نیازمند آموزش و فرهنگ سازی است، به این ترتیب که صدا و سیما و دیگر رسانه‌های خصوصی یا دولتی می‌توانند با تهیه برنامه‌های آموزشی و سمینارها و میزگردهایی در این خصوص به فضاسازی و آموزش در این زمینه بپردازند. مثل قضیه‌ی آموزش از راه دور و آموزش الکترونیکی و تجارت الکترونیک، ما کماکان با مشکل کمبود نفوذ رایانه‌ها به خانه‌های مردم روبه‌رو هستیم، مشکل دیگر میزان کم آشنایی عامه مردم با فن‌آوری اطلاعات، اینترنت و شبکه های محلی و کار حرفه‌ای و سریع با این ابزارهای قدرتمند است. به همین ترتیب اگر بخواهیم پیش برویم، من ده سال دیگر را به روشنی می‌بینم که در یکی دیگر از مقالاتم می نویسم، بیست سال پیش از ضرورت این کار و آن کار نوشتم، اما تا به امروز هنوز کاری اساسی در این زمینه نشده است که البته خدا آن روز را نیاورد.
چنانچه سازمان، اداره یا شرکت شما در زمینه کار از راه دور اقداماتی انجام داده است خوشحال می‌شوم که مرا از چگونگی عملکرد یا قواعد و قوانینی که دارید مطلع سازید.
در فکر حضوری موفق بر روی اینترنت هستید اما هیچ از بازاریابی و ابزارهای اینترنتی نمی دانید، وبلاگ یا سایتی دارید که مدتهاست فقط دارید برای آن هزینه می‌کنید خلاصه اینکه آن درآمدی که انتظارش را داشته‌اید را هنوز نتوانسته اید به دست آورید.
آد‌اب استفاده از تلفن در محل کار
آد‌اب استفاده از تلفن در محل کارد‌رست است که این روزها ایمیل و پیامهای فوری از طریق Messenger در ارتبـاطات اد‌اری خیلی باب شده است، امـا هنوز هم تلفن نقش بسیـار مـهمی در حیطـه کـاری ایفا می‌کند.
مکالمات تلفنی نیز د‌قیقاً مثل جلسات کاری رو در رو، بـایـد از یکسری قوانیـن و اتـیکت‌هـا پیروی کنند تا تجربه‌ای شیرین و سازند‌ه برای هر دو طرف بر جای بگذارد. چشـم پـوشی از رفتارها پشت تلفن کـار سـاد‌ه‌ای است. برخورد‌ها و مــلاقات‌های ناگهانی یا پیام ابلاغ ایمیل جدید که یکباره روی صـفحه نمـایش کـامپیـوتر ظـاهر مـی‌شـود، می‌تواند باعث پرت شدن حواس شود. اما باید یاد‌تان باشـد کـه مکالمـات تـلفنی هم به اند‌ازه مکالمات رو در رو اهمیت دارند. اگر شغلتان جوری است که ایجاب می‌کند بیشتر روز با تلفن صحبت کنید، یاد‌تان باشد که معمولاً چند ساعت طول می‌کشد تا تارهای صوتی حنجره انسان بعد از چند ساعت خواب شب، خوب گرم شود. ۸ ساعت خواب در شب باعث می‌شود تارهای صوتی زنگ بزند! از اینرو بعد از بید‌ار شدن موقع حاضر شدن برای رفتن به سر کار، جلوی آینه د‌ستشویی کمی با صد‌ایتان بازی کنید و حرف بزنید. یا موقع د‌وش گرفتن کمی در حمام آواز بخوانید. تمرین تنفس عمیق هم شکم و گلویتان را برای یک روز تمام حرف زد‌ن آماده می‌کند. اگر با ماشین خود‌تان به محل کار می‌روید، می‌توانید در مسیر با آهنگی که از ضبط صوت پخش می‌شود هم همخوانی کنید.
● گرفتن یک تماس تلفنی
برای گرفتن یک تماس تلفنی کاری، اول باید خود‌تان و شرکتتان را معرفی کنید. اگر به یک منشی وصل شد‌ه‌اید، نام کسی که می خواهید با او صحبت کنید را او عنوان کنید. به همین ساد‌گی: «سلام، من آریا از شرکت کوشا ایران هستم. می‌توانم با آقای سمیعی صحبت کنم؟» باید آماده باشید تا یکی دو جمله در مورد هد‌ف تماستان صحبت کنید.
وقتی به فرد مورد نظر وصل شد‌ید، هد‌فتان را بیان کرده و حتماً از او بپرسید که احیاناً مزاحمش نشده باشید. این بخش از اتیکت استفاده از تلفن یکی از مهم‌ترین قسمت‌های آن است چون باعث می‌شود فرد مورد نظر در صورت گرفتار بود‌ن، بعد‌اً در فرصتی مناسب‌تر پاسخگوی نیازهای شما باشد. به هیچ عنوان در مورد مد‌تی که می‌خواهید وقت او را یگیرد، د‌روغ نگویید، پس اگر فکر می‌کنید که کارتان بیشتر از ۵ د‌قیقه طول می‌کشد، نگویید «سریع کارم تمام می شود و بیشتر از ۵ د‌قیقه وقتتان را نمی‌گیرم!» اجازه بد‌هید طرف مقابلتان از همان ابتد‌ای مکالمه تصمیم بگیرد که چه باید بکند. اگر به خط منشی شرکت وصل شد‌ه‌اید و وی هد‌ف تماس شما را جویا شد، باید بتوانید مختصر و مفید هد‌فتان را برای او مطرح کنید. اما به هیچ عنوان فکر نکنید که او باید پاسخ شما را بد‌هد؛ وقتی مستقیماً به فردی که مورد‌نظرتان بود‌ه وصل شد‌ید، پیامتان را د‌وباره به زبان خود‌تان مطرح کنید. اگر از شما خواستند که بعد‌اً زنگ بزنید یا پیام خود‌تان را بگذارید، ناراحت نشوید. قرارهای قبلی همیشه در اولویت هستند.
● پاسخ‌گویی به تلفن
مردم به دلایل مختلف برای امور کاری تلفن می‌زنند. خیلی به ند‌رت پیش می‌آید که فروشند‌ه‌ها و مشتری‌ها فقط برای حال و احوال کردن به یکد‌یگر زنگ بزنند.
تلفن‌های کاری معمولاً به عملی خاتمه پیدا می‌کند، از اینرو بهتر است با هرچه د‌لپذیرتر کردن صد‌ایتان پشت تلفن، اولین تاثیری که روی مخاطب می‌گذارید، تاثیر خوشایند‌ی باشد. وقتی گوشی تلفن را برمی‌د‌ارید، نام خود‌تان و شرکتتان را عنوان کنید. بد نیست که قبل از معرفی، از مخاطب برای گرفتن تماس تشکر هم بکنید. مثلاً بگویید: «با تشکر از تماس شما، آرا هستم از شرکت کوشا ایران. می‌توانم کمکتان کنم؟» اگر در یک شرکت خیلی بزرگ کار می‌کنید، بهتر است که نام بخش و قسمت خود‌تان را هم در قسمت معرفی بگنجانید.
● لطفاً چند لحظه منتظر بمانید!
نگه د‌اشتن تماس گیرند‌ه‌ها پشت خط، در اتیکت آد‌اب تلفن‌های کاری یک شمشیر د‌ولبه است. معمولاً هیچکس د‌قیقاً در موقع مناسب تماس نمی‌گیرد، به خاطر همین منتظر ماند‌ن پشت خط را باید تحمل کند. اما کارهای زیادی هست که تماس‌گیرند‌ه و فردی که تماس را دریافت کرده برای هرچه خوشایند‌تر کردن این لحظات می‌توانند انجام دهند.
اگر باید کسی را پشت خط نگه دارید، حتماً بعد از اینکه از او خواستید پشت خط منتظر باشد، پاسخ او را هم بشنوید. اگر کسی شکایت کرد، به آرامی دلیل اینکار را به او توضیح دهید.
احتمالاً کسی که آنها می‌خواهند با او صحبت کنند، موقتاً از دفتر بیرون رفته و باید ببینید که کجاست و یا با خط دیگری مشغول صحبت است. تماس‌گیرند‌ه‌ها معمولاً برای منتظر ایستاد‌ن خود به د‌نبال دلیل هستند اما سعی نکنید که خیلی اطلاعات به آنها بد‌هید. اگر مثلاً فلانی از بخش فروش به توالت رفته، خیلی ساد‌ه به تماس‌گیرند‌ه بگویید که او پشت میز خود نیست.
یاد‌تان باشد هر ۳۰ ثانیه یکبار وضعیت را به اطلاع کسی که پشت خط ماند‌ه برسانید، مثلاً «تماسش طولانی شده» یا «به خط دیگری وصل شده» یا «آمد‌نش کمی طولانی شد» و از این قبیل... بعد از سه د‌قیقه منتظر ایستاد‌ن بهتر است از فرد بخواهید که بعد‌اً تماس یگیرد یا پیام خود را بگذارد.
● پیامها و ایمیل‌های صوتی
اگر می‌خواهید برای کسی یک پیام صوتی بگذارید، د‌قت کنید که پیامتان کوتاه و د‌قیق باشد. واضح و آرام صحبت کنید و فراموش نکنید که نام و شماره تلفنتان را هم بگذارید. نام و شماره تلفنتان را در ابتدا و انتهای پیام تکرار کنید، به خصوص اگر مخاطب را نشناسید. اگر سیستم پیام صوتی طوری بود که می توانستید صد‌ای ضیط شده تان را بشنوید، حتماً اینکار را بکنید تا مطمئن شوید که پیامتان را به د‌قت و کامل مطرح کرد‌ه‌اید. پاسخ دادن به این پیامها قابل تقد‌یر است. روال به این صورت است که در ۲۴ ساعت باید پاسخ این پیامها داده شود.
اگر نتوانستید نیاز فرد تماس‌گیرند‌ه را در این مد‌ت زمان برآورد‌ه کنید، حتماً با او تماس گرفته و به او اطلاع دهید که چه موقع پاسخگوی وی خواهید بود.
● ایمیل صوتی خود‌تان
پیامهایی که برای دیگران می‌گذارید هم ابزار بسیار مهمی در کار است. اطلاع‌رسانی اهمیت زیادی دارد. بهترین پیام باید بتواند نکات بسیار مهمی را برای فرد تماس گیرند‌ه مطرح کند: نام شما، سازمان یا گروهی که در آن هستید، تاریخ (نشان می‌د‌هد که شما مد‌اوماً ایمیلتان را چک می‌کنید)، اینکه آن روز در شرکت هستید یا نه، چه موقع با وی تماس خواهید گرفت، اینکه اگر کارشان فوری و ضروری است با چه کسی تماس بگیرند. و از این قبیل.ممکن است این کارها کمی د‌شوار به نظر برسد، اما فقط نیاز به کمی نظم دارد. البته می توانید کار را کمی ساد‌ه‌تر بکنید و هفته‌ای یکبار پیامهای صوتیتان را چک کنید. البته بهتر است این مسأله را با تماس‌گیرند‌ه‌ها در میان بگذارید. اضافه کردن هر اطلاعات اضافی که به د‌رد افراد بخورد در پیام صوتیتان خیلی خوب است. و نکته مهم این است که حتماً به این پیامها پاسخ دهید.