هوشمندی کسب و کارهای نوین
هوشمندی کسب و کارهای نوین امروزه سطح تعاملات تجاری به‌نحوی است که دیگر روابط خطی مرسوم پاسخگو نیست. در رویکرد سنتی، مواد و قطعات از سوی تامین‌کنندگان به سازمانها ارائه می‌شد و سازمانها نیز با فراوری آنها، محصول نهایی را در اختیار مشتری قرار می‌دادند. در رویکرد نوین، مشتریان با شبکه‌ای از سرمایه‌گذاران، تامین‌کنندگان و ارائه‌کنندگان کالا و خدمات روبرو هستند. مجموعه کسب و کار نیز از چنین وضعیتی برخوردارند و مطمئنا، تحلیل چنین سطحی از پیچیدگی مستلزم بهره‌مندی از منطق و ابزارهای نوین است. هر یک از اجزای مجموعه مزبور به‌دنبال شناسایی و استفاده از فرصتهای موجود یا پیش رو هستند. داده‌ها به‌طور چشمگیری در حال افزایش هستند، به‌طوری‌که هر سال میزان آنها دو برابر می‌شود و شاید به‌همین میزان بر عدم قطعیت آنها افزوده می‌شود. ابزارهای سنتی فناوری اطلاعات نیز چندان کارآمد نیستند و فقط در برخی شرایط قادر به افزایش سرعت یا کاهش هزینه‌ها هستند. بنابراین باید راهی دیگر را در پیش گرفت.
نکته کلیدی، افزایش قدرت سازمان در عرصه رقابتی است و معماری فناوری اطلاعات به‌عنوان ابزاری تلفیقی از کسب و کار و فناوری اطلاعات است که برای این امر مورد ملاحظه قرار گرفته است. در واقع، معماری فناوری اطلاعات مبین بایدها و نبایدها یا رفتارهای مجاز و غیر مجاز در سطوح مختلف سازمان است. در واقع این رویکرد به‌عنوان بخشی از راهبرد سازمان تلقی می‌شود و بویژه بر اولویتها و چگونگی‌ها، آن هم از منظر فناوری اطلاعات، تاکید می‌ورزد. به‌عبارت دیگر، معماری فناوری اطلاعات با نگاشت ابزار فناوری اطلاعات و راهبردهای مربوط در فرایندهای مدیریتی، پشتیبانی و اجرایی سازمان سر و کار دارد. ممکن است هر یک از اجزای کسب و کار بتوانند نیازهای خود و نحوه برآوردن آنها را بدانند و حتی از خبرگی بالایی در این زمینه برخوردار باشند، ولی ممکن است از طرف دیگر دچار درک نامناسب از کلیت مجموعه شوند. معماری فناوری اطلاعات با درک چارچوب کلی و مورد ملاحظه قرار دادن آن به اتخاذ سیاستهای جامع و مناسب کمک می‌کند و از این طریق، ارزشها و مزیتها را ارتقا می‌دهد. بنابراین، گرچه معماری فناوری اطلاعات بر یکپارچگی و هم‌افزایی اجزا تاکید می‌ورزد، لیکن در برخی مقاطع با کاهش استقلال و خودمختاری اجزای یاد شده خود باعث کاهش انعطاف‌پذیری و کاهش چالاکی سازمان می‌شود.
برای آنکه تنشها و نوسانات به حداقل ممکن برسد و منافع تک‌تک اجزا در حرکت یکپارچه جمعی حفظ شود، معماری فناوری اطلاعات بر محتوا تاکید ویژه‌ای دارد و از این منظر اقدام به استانداردسازی، یکپارچه‌سازی، تلفیق و ارتقای کیفیت داده‌ها و اطلاعات مندرج در محتوا می‌کند. در این راستا بویژه در دو دهه اخیر، پایگاههای داده‌های تحلیلی تکامل زیادی یافته‌اند، به‌طوری‌که امروزه به‌عنوان پشتیبان تصمیم‌گیری و اجرا در هر مقطعی از قابلیت بهره‌برداری برخوردارند. البته، پایگاههای یاد شده متفاوت از پایگاههای عملیاتی جزء هستند. پایگاههای مزبور از نظر وسعت زمانی، سطح پردازش شدگی و بلوغ، شمول عوامل مختلف کسب و کار و نیز قابلیت پاسخگویی مناسب و فراگیر به کاربران متفاوت و پیشرفته‌تر از پایگاههای داده‌های عملیاتی هستند. شناسایی و ردیابی فرصتها، تهدیدها، نقاط ضعف و قوت و نیز عوامل موثر بر تک‌تک آنها در حال و آینده از مهمترین کارکردهای پایگاه داده‌های تحلیلی است. ایجاد هوشمندی در این سطح منجر به ایجاد شبکه فراگیر، الگوبرداری از بهترینها و کسب مشورت و انجام گروهی کارها خواهد شد. کافی است کاری یک بار به‌طور موفقیت‌آمیز در سطح شبکه انجام شود؛ این موضوع به‌سرعت در آن توسعه خواهد یافت. همچنین، مساعی را می‌توان با استفاده از روشهایی مانند مهندسی همزمان، به‌طور هماهنگ و همسو دنبال کرد. همه این موارد باید کمک کند تا درک درستی از گذشته، حال و آینده سازمان ایجاد و تحول مثبتی در راستای کسب مزیت رقابتی در آن اعمال شود.
معماری فناوری اطلاعات زمانی موفقیت‌آمیز است که بتواند تلفیقی مناسب از عوامل اساسی موفقیت کسب و کار، برنامه‌های کاربردی و زیرساختها ایجاد کند. به‌عبارت دیگر، ضروری است خط سیری از سخت‌افزارها و برنامه‌های کاربردی تا فرایندهای اجرایی، پشتیبانی و نهایتا عوامل کلیدی کسب و کار ایجاد کرد. ایجاد چنین ساختار و چارچوبی هدف اساسی معماری فناوری اطلاعات است. در چنین شرایطی باید ایجاد ترکیبی بهینه را دنبال کرد که بر اساس آن بتوان به ساختاری روان و انعطاف‌پذیر دست یافت. این موضوع در بعد کسب و کار و فرایندهای مربوط نیز ایجاب‌کننده مهندسی دوباره است و البته، مهمترین موضوع در این راستا، تداوم بخشیدن به کسب مزیت از دیدگاهها و چارچوبهای جدید و از جمله، معماری فناوری اطلاعات استقرار یافته است. این مهم به نحوه هدایت و رهبری مجموعه و مقدورات بستگی دارد و اینکه چگونه بتوان به مرور زمان درک درستی از اولویتها ایجاد و نوسانات را کنترل کرد.
بخشی از معماری فناوری اطلاعات به تحقیق و توسعه در امور کسب و کار و فناوری اطلاعات اشاره دارد که بر این اساس، ایجاد افقهای راهبردی در مجموعه و تنظیم فرایندهای مورد نیاز مورد ملاحظه قرار می‌گیرد. در واقع، سازمانهای بهره‌مند از سازکار معماری فناوری اطلاعات با پیچیدگیها و ابهامات زیادی روبرو هستند. آنها باید از یک سو، پیچیدگی کسب و کار، فناوری اطلاعات مورد استفاده، هزینه‌های مرتبط و مشکلات استقرار و از سوی دیگر، نتایج مبهم ناشی از بکارگیری چنین سازکارهایی را مورد ملاحظه قرار دهند.
در عین حال باید قابلیتهای نیروی انسانی نیز ارتقا یابد. به‌طور کلی می‌توان سه نوع مهارت کسب و کار، تحلیل روندها و فناوری اطلاعات را در زمره مهارتهای مورد نیاز در استقرار معماری فناوری اطلاعات بر شمرد. البته، مهارتهای مزبور برای افراد سطوح مختلف متفاوت است، ولی منطقی این است که افراد با درک پدیده‌های کسب و کار، بهره‌گیری از روشهای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها و نیز نگهداری و انتقال اطلاعات، هوشمندی مجموعه کسب و کار را تضمین کنند.
مفید کار کنیم نه زیاد
مفید کار کنیم نه زیادبیشتر افراد این توصیه را شنیده اند که باید هوشمندانه تر کار کنند و نه زیادتر ولی تعداد کمی واقعا از این توصیه پیروی می کنند.
این روزها بیشتر صاحبان تجارت و مدیران اجرایی برای دستیابی به اهدافشان ساعت های طولانی مشغول کار هستند. اگر شما مجبور شوید ساعت های زیادی از یک روز عادی را برای تکمیل کارتان کارکنید سپس کار را اشتباه انجام می دهید! در اینجا ۵ استراتژی برای کمک به شما در هوشمندانه تر کار کردن به جای بیشتر کارکردن ارائه می شود:
۱) استراتژی اول: تمرکز
فکر می کنید چند دقیقه ازیک ساعت کاری به طورکامل تمرکز دارید؟ ممکن است این امر شما را متعجب کند که این زمان چقدر کم است. تحقیقات نشان داده است که بیشتر افراد می توانند بین ۵ تا ۱۰ برابر در هر ساعت کاری مولدتر باشند. اگر فکر می کنید که این گفته اغراق آمیز است می توانید این آزمایش ساده را انجام دهید. یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در کنار خود قرار دهید و شروع کنید به آگاه شدن از سطح تمرکزتان. هر وقت که تشخیص دادید که روی کارتان تمرکز کامل ندارید مدت زمانی را که حواستان پرت بوده است یادداشت کنید. اگر این تمرین را به خوبی انجام دهید بعد خودتان را کاملا شوکه خواهید کرد. اگر شما بتوانید مهارت ایجاد تمرکز کامل در ساعت های کاریتان را ارتقا دهید، از میزان تولیدتان متعجب می شوید.
۲) استراتژی دوم: اهرم
اهرم هنر استفاده از ابزارها جهت افزایش کیفیت کار یا بهره وری است. این ابزارها می تواند تکنولوژی باشد مثل: نرم افزار های کامپیوتری یا می تواند استراتژی های سازمانی نظیر سیستم های بهتر باشد. شما معمولا از چه ابزارهایی برای حداکثر کردن نتایج کارتان استفاده می کنید؟ برای مثال فروشنده ای که از طریق سمینارها یا کنفرانس های تلویزیونی فروش می کند، مشخص است نسبت به کسی که فرد به فرد می فروشد میزان فروش بیشتری داشته باشد. چه کاری می توانید انجام دهید تا زمان، دانش یا مهارت هایتان اهرم شما باشند؟
۳) استراتژی سوم: تفویض اختیار
یک بخش خاص اهرم عبارت از تفویض اختیار است. یعنی بکارگیری افراد دیگر جهت انجام قسمت هایی از کار شما تا وقتتان برای فعالیت های سودآورتر آزاد شود. بیایید دوباره به مثال فروشنده نگاهی بیندازیم. اگر فروشنده خاصی در انعقاد قراردادهای فروش متبحر باشد ممکن است دست به تفویض و واگذاری امور اجرایی فروش زده تا بتواند به عنوان یک فروشنده زمان بیشتری را برای قراردادها اختصاص دهد. اگر سود حاصل از افزایش فروش بیشتر از هزینه واگذاری باشد پس شما سیستم مناسبی دارید. همیشه شنیدن این نکته در بین شکایت های صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آینده نگری متنفرند و واقعا در مورد آن احساس بدی دارند باعث تعجب من می شود. در فعالیت های تجاری خودم من همیشه افراد آینده نگر حرفه ای را استخدام کرده ام که در این زمینه قوی بودند و با این کار زمان را برای تیم فروش آزاد کرده تا آنها کاری را که در آن توانمند هستند انجام دهند. فروشندگی! البته این استراتژی سودآور است و همه خوشحال هستند.
۴) استراتژی چهارم: مدیریت زمان
من اغلب می شنوم که صاحبان تجارت می گویند که تعداد کارکنان بخش خصوصی خیلی زیاد است زیرا آنها همیشه ساعت های زیادی را تلف می کنند تا کار را انجام دهند. نظر من مخالف این موضوع است. اگر شما نمی توانید در یک روز عادی کاری، کارتان را انجام دهید پس شما احتمالا فاقد مهارت های تمرکز، اهرم و تفویض اختیار (واگذاری) هستید یا یک مدیر که در استفاده از زمان ضعیف است. مدیریت زمان هنر سازماندهی خودتان است تا بتوانید تمام کارهایتان را در یک روز کاری استاندارد انجام دهید. اگر شما مدیریت زمان را با مهارت های دیگرتان ترکیب کنید (رئوس مطالب فوق الذکر) سپس شما می توانید بهره وری بالایی در یک روز کاری بدست آورید و نیازی به ساعات اضافی ندارید.
سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می شود. اگر شما این کار را هنگام استراحت تان انجام دهید مغزتان به شما کمک خواهد کرد که کارآمدتر باشید. تخمین زده شده که ۵۰درصد از زمان استراحت وقف سازماندهی مغز و ساختار دادن به دانش و تجربیات به دست آمده در طول روز می شود.
اگر شما کارهای روز بعدتان را برنامه ریزی کنید متوجه می شوید که فرایند های طبیعی ذهن در زمان استراحت با شما کار می کنند تا به شما در تحقق برنامه هایتان کمک کنند. مبانی مدیریت زمان را یاد بگیرید و هر روز از آنها استفاده کنید.
۵) استراتژی پنجم: تمایز قائل شدن بین فعالیت ها
من مطمئن هستم که شما قانون۲۰/۸۰ را می دانید; ۸۰درصد از نتایج کارتان از ۲۰درصد تلاش هایتان بدست می آید. دلیل اینکه این مساله در مورد افراد زیادی صادق است، این است که آنها نمی دانند که کدام تلاششان بهترین نتایج را به همراه می آورد. اگر شما نتایج خوب را ثبت کنید، سپس شما می توانید قاعده ۲۰/۸۰ را تغییر دهید تا برای شما به طور موثرتری کار کند. اگر شما می دانستید که کدام ۲۰درصد از فعالیت شما بهترین نتایج را تولید می کند سپس شما می توانستید خودتان را سازماندهی کنید تا وقت بیشتری را صرف آن کارها بکنید و بنابراین سود تان در هر ساعت افزایش می یافت. اگر شما خصوصیات ۲۰درصد از مشتریانتان را که ۸۰درصد تجارت شما را پوشش می دهند می دانستید پس شما می توانستید آن گروه از مشتریان را مورد هدف قرار دهید. فرانک بتگر با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ از یک نماینده بیمه ورشکسته به پردرآمدترین شرکت بیمه در آمریکا تبدیل شد. کتاب او هنوز در دسترس است و ارزش زیادی برای خواندن دارد.
استراتژی شما قرار دادن این ۵استراتژی برای کار در تجارتتان است.
شما الان ۵ استراتژی دارید، همه کاری که شما باید انجام دهید این است که نگاه کنید به راه هایی که می توانید این استراتژی ها را برای خودتان و تجارتتان به کار گیرید.